Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie überlassen Ihren Vollzeitjob einem Freiberufler. Jetzt können Sie Ihre eigenen Tarife und Zeitpläne festlegen und die Projekte auswählen, an denen Sie arbeiten, und das alles im Schlafanzug. Klingt ziemlich gut, oder? Das ist es, aber für jemanden, der schon seit geraumer Zeit dort ist und das tut, ist es auch eine große Anpassung, die vorgenommen werden muss – besonders wenn es darum geht, bezahlt zu werden.
Ich arbeite selbstständig als freiberuflicher Autor und werde nur für die geleistete Arbeit bezahlt. Die meisten meiner Kunden bezahlen mich auf sogenannter „Pro-Projekt“-Basis. Das bedeutet, dass ich für jeden Inhalt, den ich schreibe, einen festen Geldbetrag bekomme, egal wie lange es dauert, ihn zu schreiben. Je schneller ich das Projekt abschließe, desto mehr verdiene ich pro Stunde, die ich arbeite, und desto mehr Zeit habe ich, um mehr Arbeit zu übernehmen. Mit anderen Worten: Jede Minute zählt.
Warum erzähle ich dir das? Denn je produktiver ich bin, desto mehr Geld verdiene ich (fair genug!). Infolgedessen hatte ich keine andere Wahl, als auf dem Weg zum beruflichen Erfolg einige ziemlich effektive Produktivitäts-Hacks zu meistern.
Hier sind die besten Produktivitäts-Hacks, die ich verwende, um an einem Tag mehr zu erledigen.
1. Ich akzeptiere die Zeitblockierung
Das Wichtigste zuerst: Ich plane meinen Tag mit der Zeitblockmethode. Das heißt, ich setze mich hin und teile meinen Arbeitstag auf, bevor er beginnt. Ich schaue mir meinen Zeitplan für den Tag an und nehme alle To-Dos auf und plane Meetings oder Termine ein. Ich teile meinen Tag gerne in vier Hauptzeitblöcke ein: früher Morgen, Vormittag, früher Nachmittag und später Nachmittag.
Sobald ich weiß, wie viel Zeit in jedem Block verfügbar ist, kann ich Aufgaben von meiner To-do-Liste zuweisen. Ich bin produktiver, wenn ich mich hinsetzen und eine Aufgabe von Anfang bis Ende erledigen kann. Selbst wenn ich nur eine Aufgabe in einem meiner vier Quadranten erledigen kann, plane ich, dies ohne Unterbrechungen zu tun (ich werde in einer Minute mitteilen, wie man Unterbrechungen vermeidet).
Indem ich mir Zeit nehme, in der ich weiß, dass ich eine Aufgabe erledigen kann, vermeide ich das störende Stop-and-Go-Muster, das dazu führen kann, dass eine Aufgabe länger als nötig dauert. Ich nutze auch Totzeiten wie kleine Zeitlücken zwischen Besprechungen besser, indem ich schnellere Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails während dieser Zeit plane.
2. Ich plane Pausen ein
Wenn ich meine Zeit blockiere, stopfe ich meinen Tag nicht voll mit Aufgaben. So verlockend es auch ist, all diesen Raum mit Aufgaben zu füllen (denken Sie daran, dass ich an einem Tag mehr Geld verdiene, wenn ich mehr erledigt habe), finde ich, dass es einfacher ist, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, wenn ich über den Tag verteilt ein paar Pausen einlege sie zu starten und rechtzeitig zu erledigen.
Ich habe kein schlechtes Gewissen mehr wegen Pausen und mache ein paar Spaziergänge am Tag und mache immer eine solide Mittagspause. Indem Sie eine Pause planen und wissen, dass sie kommt, fühlt sich die Pause sinnvoller und weniger wie verschwendete Zeit an. Eine echte Pause zu machen (nicht nur durch Instagram zu scrollen) hilft mir, den Kopf frei zu bekommen und es einfacher zu machen, kognitiv herausfordernde Aufgaben zu bewältigen, sobald ich mich hingesetzt habe, um sie zu erledigen.
Quelle: Color Joy Stocks
3. Ich blockiere Social und E-Mail
Erinnerst du dich an die Ablenkungen, die ich zuvor erwähnt habe? Hier erfahren Sie, wie Sie sie loswerden. Es ist kein Geheimnis, dass E-Mails, soziale Medien, SMS und Telefonanrufe Hauptquellen der Ablenkung sind. Da ich viele verschiedene Kunden betreue, fällt es mir sehr schwer, eine E-Mail oder Slack-Nachricht zu ignorieren, sobald sie eintrifft. Ich möchte einen guten Service bieten und bei Bedarf verfügbar sein. Abgesehen davon machen es all diese kleinen Ablenkungen im Laufe des Tages viel schwieriger für mich, eine Aufgabe ohne Unterbrechung zu erledigen.
Eine Studie der University of California, Irvine (grüße meine Alma Mater) hat herausgefunden, dass es durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden dauert, um nach einer Unterbrechung zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.
Obwohl ich nicht glaube, dass ich ziemlich lange gebraucht habe, um wieder an die Aufgabe zu kommen, habe ich festgestellt, dass ich langsamer arbeitete, nachdem ich an meine Aufgabe zurückgekehrt war, als vor der Unterbrechung. Um Ablenkungen entgegenzuwirken, schließe ich meinen Posteingang und meine Slack-App, sobald ich eine Aufgabe beginne. Ich habe mein Handy auch in einen anderen Raum gestellt. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, kann ich alle meine Benachrichtigungen überprüfen und sie sofort ansprechen (Herzlichen Glückwunsch an die Stapelverarbeitung!).
4. Ich versuche Batch-Arbeiten
Apropos Batch-Arbeit: Wenn Sie nicht zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben wechseln, ist es viel einfacher, sie schnell und ohne Fehler zu erledigen. So oft wie möglich sammle ich ähnliche Aufgaben gerne zusammen. Zum Beispiel könnte ich alle Artikel recherchieren, die ich am nächsten Tag im selben Zeitblock schreiben muss, oder alle meine Rechnungen für den Monat auf einmal erstellen. Stapelverarbeitung ist besonders hilfreich für kleinere Aufgaben, die Ihren Arbeitsablauf verstopfen, aber erledigt werden müssen.
5. Ich berühre es einmal
Ich verwende die „Touch it once“-Methode so oft wie möglich. Dieser Produktivitäts-Hack gilt in erster Linie für die Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs. Anstatt eine E-Mail zu öffnen, zu überfliegen, als ungelesen zu markieren und später darauf zurückzukommen, versuche ich, sie nur „einmal anzufassen“. Das bedeutet, dass ich sofort reagiere und die nächsten Schritte einleite.
Nehmen wir an, ich erhalte eine E-Mail von einem meiner netten Redakteure vor Ort mit einer Artikelaufgabe. Sobald ich die E-Mail gelesen habe, werde ich die Abgabefrist in meinen Kalender und meine To-do-Liste aufnehmen. Wenn ich ein Interview für die Geschichte sichern muss, sende ich diese Anfrage sofort ab, um den Stein ins Rollen zu bringen. Dann antworte ich dem Redakteur und bestätige, dass ich die Geschichte übernehmen und die E-Mail archivieren kann. Eins und fertig.
Es ist nicht immer möglich, es einmal zu berühren, aber es ist hilfreich, es so oft wie möglich zu tun, um zu vermeiden, dass Sie mehr Zeit mit E-Mails als nötig verbringen.
Quelle: Ivan Samkov | Pixel
6. Ich höre die richtige Musik
So sehr ich es liebe, während der Arbeit Musik zu hören, kann es schwierig sein, zu schreiben, während dir jemand andere Wörter in die Ohren säuselt. Wenn ich Schwierigkeiten habe, mich zu konzentrieren, finde ich, dass das Einschalten von Brain.fm wirklich funktioniert. Während diese textlose Musik Ihnen helfen soll, sich zu konzentrieren, können Sie einen ähnlichen Effekt erzielen, wenn Sie sanfte klassische Musik hören. Ich wähle gerne entweder ihre zeitlich festgelegte 30- oder 60-minütige Sitzung, um zu sehen, wie viel ich erledigen kann, bevor die Musik endet.
7. Ich habe die Kontrolle über meine Meetings übernommen
Ich – wie jeder andere auf dem Planeten – besuche jede Woche viel zu viele Meetings. In dem Versuch, entgegenkommend zu sein, habe ich bei der Planung eines Meetings alle Zeiten angegeben, zu denen ich technisch verfügbar war, um einen Anruf entgegenzunehmen. Das Ergebnis? Ein bis zwei Meetings pro Tag zu zufälligen Zeiten, die viel Stop and Go verursachten, ganz zu schweigen davon, dass ich jeden Tag die Kamera bereit machen musste, was ich nicht berechnen kann und was meine produktive Arbeitszeit stark belastete.
Im Januar beschloss ich, das neue Jahr mit einem neuen Ansatz für Meetings zu beginnen. Ich habe ein Calendly- Konto erstellt, mit dem ich angeben kann, an welchen Wochentagen und zu welchen Zeiten ich für ein Meeting verfügbar bin. Das Senden über einen Link zu meinem Calendly-Kalender erspart mir nicht nur viel Hin und Her, wenn es darum geht, wann ein Meeting geplant werden soll, sondern hilft mir auch, Zeit zu blockieren, um ausschließlich zu arbeiten. Ich bin ein Morgenmensch und es fällt mir morgens viel leichter zu schreiben. Wenn ich einen Morgen voller Meetings habe und dann eine Mittagspause mache, komme ich nur schwer wieder in Schwung. Jetzt blockiere ich meine Vormittage für intensive Arbeitszeiten und mache Meetings am Nachmittag, was weniger Konzentration erfordert. Wann immer möglich, versuche ich auch, meine Meetings zusammenzufassen und hintereinander zu planen, damit ich keine seltsamen Zeitlücken in meinem Zeitplan habe.
