Ende 2021 wusste ich, dass es für mich an der Zeit war, etwas zu ändern. Als Unternehmer war ich begeistert, mein Geschäft das ganze Jahr über wirklich wachsen zu sehen, aber am Ende des Jahres schlich sich der Burnout in großem Stil ein. Über die Feiertage habe ich mich hingesetzt und einen Plan geschmiedet, wie ich meine Arbeitstage besser bewältigen kann. Auf diese Weise konnte ich meine aktuelle Leistung aufrechterhalten und gleichzeitig die dringend benötigte Work-Life-Balance wiedererlangen. Nachdem ich ernsthaft über viele verschiedene Produktivitätsmethoden nachgedacht hatte, wandte ich mich der Zeitblockierung zu und es machte einen großen Unterschied darin, wie ich meine Tage plane, wie schnell ich Aufgaben erledigen kann und wie viel Freizeit ich außerhalb der Arbeit habe.
Im Grunde bin ich ein Zeitblocker, also bin ich hier, um Ihnen zu erklären, warum so viele erfolgreiche Frauen auf diese Produktivitätsmethode schwören und wie Sie sie in Ihren eigenen Arbeitstag integrieren können.
Was ist Zeitblockierung
Also, was genau ist Zeitblockierung? Das Schöne an dieser Produktivitätsmethode ist, wie einfach sie ist. Wenn Sie Ihren Arbeitstag oder Ihre Arbeitswoche planen, müssen Sie Ihren Tag lediglich in Zeitblöcke unterteilen, wobei jeder Block der Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben gewidmet ist. Sie können damit beginnen, eine normale To-Do-Liste zu erstellen, aber dann müssen Sie die Dinge noch eins draufsetzen und jeder Aufgabe einen bestimmten Zeitblock zuweisen, in dem Sie diese Aufgabe erledigen möchten.
Schauen wir uns ein Beispiel an, wie ich meinen Tag als Autor zeitlich blockieren würde, beginnend mit einer ziemlich standardmäßigen To-do-Liste.
- Schreiben Sie zwei Blogbeiträge
- Vereinbaren Sie drei anstehende Fachexperteninterviews
- Treffen Sie sich mit zwei Kunden
- Recherchiere und skizziere zwei Blog-Posts, die du morgen schreiben kannst
- Erreichen Sie den Posteingang Null
Mit dieser To-Do-Liste im Hinterkopf würde ich dann zu bestimmten Zeiten meine Aufgaben rund um die Aufgaben blockieren, die bereits in Stein gemeißelt sind (auch bekannt als Meetings).
- 8-11 Uhr: Schreiben Sie zwei Blogbeiträge
- 11:00-13:00 Uhr: Treffen Sie sich um 11:00 Uhr mit Klient Nr. 1, essen Sie zu Mittag und machen Sie einen kurzen Spaziergang, und treffen Sie sich um 12:30 Uhr mit Klient Nr. 2
- 13-15 Uhr: Recherchieren und skizzieren Sie zwei Blogbeiträge
- 15-16 Uhr: Drei Fachexperten-Interviews vereinbaren und Posteingang Null erreichen
Wie habe ich also festgelegt, wie ich meine Zeitblöcke anordnen soll? Zunächst einmal bin ich morgens am konzentriertesten und schreibe dann am besten, also habe ich mich entschieden, meinen Tag mit meinen größten Aufgaben zu beginnen. Ich musste diese beiden Blog-Beiträge vor dem Treffen mit meinen Kunden ab 11:00 Uhr fertigstellen. Da zwischen meinen beiden Meetings eine Lücke lag (was es sehr einfach macht, Zeit zu verschwenden), plante ich meine Mittagspause in denselben Block . Später am Nachmittag, wenn ich etwas weniger Energie und Konzentration habe, beschloss ich, an der Recherche und Gliederung von Blog-Beiträgen zu arbeiten, die weniger Konzentration erfordern als das Schreiben. Diese Vorbereitungsarbeit erleichtert es auch, am nächsten Tag direkt mit dem Schreiben zu beginnen. Ich habe mich entschieden, einfache und kleine Verwaltungsaufgaben für den letzten Block des Tages zu gruppieren, wenn es mir wirklich schwer fällt, mich auf größere Projekte zu konzentrieren.
Wie ich Zeitblocker mache, funktioniert für Sie vielleicht nicht und das ist in Ordnung, aber Sie können aus meinem Denkprozess ersehen, wie Sie Zeitblocker verwenden können, um Ihre Arbeit wirklich strategisch zu erledigen.
Warum es funktioniert
Der Grund, warum Zeitblockierungen so effektiv sein können, liegt darin, dass sie es einfacher machen, sich intensiver Arbeit zu widmen und das Beste aus Ihren bevorzugten Arbeitsgewohnheiten und Ihrem Zeitplan zu machen. Ganz zu schweigen davon, dass es Ihnen hilft, nicht darüber nachzudenken, was zu tun ist, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben.
Wenn Sie sich für einen Zeitblock entscheiden und sich darauf festlegen, widmen Sie sich einer einzelnen Aufgabe oder einer ähnlichen Gruppe von Aufgaben, die Ihnen helfen, Ihren mentalen Fokus besser zu konzentrieren. Sie können das Wechseln von Aufgaben vermeiden (was Sie wirklich verlangsamen kann), wenn Sie Aufgaben gruppieren. Deshalb finde ich es einfacher, Interviewanfragen per E-Mail im gleichen Zeitblock zu versenden, wie ich meinen Posteingang aufräume. Dasselbe gilt für Recherche versus Schreiben. Recherche kann ziemlich knifflig sein und beinhaltet die Überwindung vieler Hindernisse und Problemlösungen, was wirklich frustrierend sein kann. Die Gruppierung meiner gesamten Recherche macht es möglich, mich nur auf das Schreiben zu konzentrieren, was eine intensive Arbeit erfordert, die nicht durch den Versuch, Forschungsprobleme zu überwinden, verlangsamt wird.
Das Zeitblockieren ist auch sehr motivierend und erleichtert es, Ablenkungen zu vermeiden. Wenn Sie eine Frist für eine Aufgabe setzen, steigt der Druck ein wenig. Wenn Sie anfangen, im Internet zu surfen, können Sie Ihre Chance verpassen, Ihre Aufgabe in Ihrem gewünschten Zeitblock zu erledigen, was den ganzen Rest Ihres Tages beeinträchtigen kann.
Fehler zu vermeiden
Zeitblockierung ist eine sehr einfache Methode, aber es gibt einige Fehler, die Sie nach Möglichkeit vermeiden sollten.
- Unterschätzen Sie Ihre Zeit. Dies kann anfangs schwierig sein, seien Sie also geduldig. Es ist leicht zu unterschätzen, wie viel Zeit Sie für etwas benötigen, was es schwierig machen kann, sich an die von Ihnen gewählten Zeitblöcke zu halten. Überschätzen Sie zunächst, bis Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen werden. Auch wenn Sie Zeitpläne besser einschätzen können, hilft es, ein wenig Pufferraum zu lassen, um unerwartete Slack-Nachrichten oder Aufgaben zu bewältigen, die schwieriger als erwartet sind.
- Lassen Sie Raum für Pausen und Verwaltungsarbeiten. Der Zeitplan, den ich oben blockiert habe, ist etwas einfacher als die, die ich normalerweise erstelle. Genauso wie ich Platz für eine Mittagspause hinzugefügt habe, ist es wichtig, den ganzen Tag über Platz für kleinere Pausen und Verwaltungsarbeiten zu schaffen. Ich habe keinen Chef, also kann ich meine E-Mails so lange ignorieren, wie ich möchte, aber Sie müssen möglicherweise Zeit zwischen den großen Blöcken einplanen, um Ihren Posteingang zu adressieren. Sie können auch Zeitblöcke vorzeitig beenden, um Pausen einzulegen (ein weiterer Grund, warum es hilfreich ist, zu überschätzen).
- Zu starr sein. Wir können nicht vollständig vorhersagen, was an einem Arbeitstag passieren wird. Es kann nicht schaden, Ihren Zeitplan zu überarbeiten, wenn ein unerwarteter Bedarf oder eine unerwartete Besprechung auftaucht. Deshalb blockiere ich die Zeit gerne mit einem löschbaren Stift auf Papier. Es ist super einfach für mich, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, damit ich ein wenig Kontrolle zurückgewinnen kann, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen. Übrigens sind dies die anderen Tools, die ich nutze, um produktiv zu bleiben, die etwas spannender sind als Stift und Papier.
So starten Sie die Zeitblockierung
Das Blockieren von Zeit wird durch Trial-and-Error einfacher, also gibt es keinen Grund, warum Sie diese Produktivitätsmethode nicht schon heute ausprobieren sollten. Schreiben Sie vor Beginn Ihres nächsten Arbeitstages oder sobald Sie sich an die Arbeit setzen, eine To-do-Liste und notieren Sie neben jeder Aufgabe, wie lange sie Ihrer Meinung nach dauern wird. Dann können Sie einen Papierkalender, einen digitalen Kalender oder ein einfaches Blatt Papier herausziehen. Notieren Sie zuerst alle Besprechungen oder Termine, da diese zu bestimmten Zeiten stattfinden müssen, und erstellen Sie dann andere Zeitblöcke um diese festen Aufgaben herum. Wenn Sie sehen, dass Sie 90 Minuten zwischen den Meetings haben und Sie eine Aufgabe haben, von der Sie glauben, dass sie 60 Minuten dauern wird, planen Sie sie dort ein, damit Sie etwas Zeit haben, damit diese Aufgabe lange dauert oder eine Pause einlegt. Wenn Sie zwischen Ihrem letzten Meeting und dem Ende Ihres Arbeitstages nur 30 Minuten Zeit haben, gruppieren Sie das Beantworten von E-Mails und planen Sie den nächsten Tag in diesem einen Block.
Irgendwann wird sich das Zeitblockieren viel intuitiver anfühlen, wenn Sie lernen, wie Ihr produktivster Tag aussieht!
